Paperless Offices verfolgt das Ziel, öffentliche Einrichtungen sowie kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) für ein papierloses Büro zu befähigen und Ideen zu transportieren, auf welche Weise Prozesse und Arbeitsschritte optimiert und mit digitalen Möglichkeiten neu umgesetzt werden können. 

Angebot und Dienstleistungen 

• Vermittlung von Wissen und Arbeitsweisen in Individualberatung zu folgenden Themen 

• Software- und Anwendungsübersicht – Welche Tools zur Digitalisierung gibt es 

• Prozessdigitalisierung – Wie optimiere ich bestehende Prozesse und setze diese mit digitalen Möglichkeiten effizienter um 

• Digitalisierungsstrategie – Wie lege ich Ziele und Maßnahmen für eine nachhaltige und sinnvolle Digitalisierungsstrategie fest 

• Projektmanagement – Wie setzte ich meine festgelegten Ziele und Maßnahmen zur Digitalisierung anhand eines professionellen Projektmanagement um 

• Changemanagement – wie führe ich meine Organisation und Personal durch die neuen Arbeitsmethoden 

• Gemeinsames Erarbeiten und Weitergabe von Wissen anhand von Grundlagenworkshops sowie Vertiefungsworkshops zu folgenden Themen 

• Anwendungen und Programme 

• Projektmanagement 

• Digitalisierungspotenziale erkennen und analysieren 

• Digitalisierungsstrategie entwerfen und umsetzen 

• Modern Workplace und mobiles Arbeiten 

• Digitalisierung weitergedacht – Schnittstellen, Automatisierung und Künstliche Intelligenz 

Mehrwert für Kunden 

• Keine bis wenig Vorkenntnisse für die ersten Schritte in die Digitalisierung erforderlich 

• Kostenlose Ist-Aufnahme des aktuellen Stands hinsichtlich Digitalisierungsgrad 

• Befähigung zur Erkennung von Digitalisierungspotentiale  

• Individuale Beratung abgestimmt auf eigene Infrastruktur und Organisation 

• Unterstützung bei der Einführung von diversen Projekten hinsichtlich Projektmanagement und Organisation  

• Regelmäßig stattfindende und wiederkehrende Grundlagen-Workshops zu den genannten Themen 

• Vernetzung zu anderen Unternehmen und Behörden 

Der Kunde, ein Unternehmen, das Prüfzeugnisse, Prüfnachweise und Zertifikate ausstellt, hatte den Wunsch, seine Verwaltungsabläufe zu digitalisieren. In einem ersten Gespräch wurden die Organisation, das Personal und die Anforderungen des Kunden analysiert, wobei der Fokus auf der Digitalisierung der Verwaltung lag, um den Arbeitsaufwand zu reduzieren und die Verwaltungsmitarbeiter zu entlasten. Die darauffolgende Analyse der bestehenden Systemlandschaft zeigte, dass viele Informationen mehrfach in verschiedene Systeme eingegeben oder manuell übertragen werden mussten. Dies führte zu einer hohen Fehleranfälligkeit und einem enormen Aufwand für die Verwaltungsmitarbeiter. 

Die Projektmitarbeiter von Paperless Office entwickelten daraufhin ein Konzept, das die Einführung eines zentralen Tools vorsah. Dieses System sollte alle geschäftskritischen Daten erfassen und verarbeiten, während externe Systeme wie Onlinebanking, DATEV, die Firmenwebseite und das Kundenportal über Schnittstellen angebunden werden, um Daten in Echtzeit auszutauschen. Durch diese zentrale Lösung entfällt die doppelte Dateneingabe und die Fehlerquote wird deutlich gesenkt. 

In einem Abschlussgespräch wurde das Konzept dem Kunden vorgestellt, der sehr zufrieden war und die Umsetzung mit eigenen Mitarbeitern und Dienstleistern in Angriff nahm. Erste Erfolge sind bereits sichtbar: Teilbereiche der Verwaltung wurden digitalisiert, und die Mitarbeiter konnten durch die Entlastung von Routinetätigkeiten effizienter arbeiten. Insgesamt führte die Lösung zu einer spürbaren Verbesserung der Prozesse und einer höheren Arbeitszufriedenheit. 

Das Projekt zeigt, wie eine durchdachte Digitalisierung der Verwaltungsabläufe Unternehmen helfen kann, ihre Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und zeitgleich ihre Mitarbeiter zu entlasten.